Hakukirje herättää perinteisesti paljon kysymyksiä ja mietteitä. Etenkin uran alkuvaiheilla onnistunut hakukirje voi olla ratkaisevassa roolissa rekrytointiprosessissa etenemisessä. Kuinka siis kirjoittaa hyvä cover letter? Entä mikä oikeastaan on hakukirjeen funktio?
Hakukirje on paikka oman urapolun yhteen sitomiselle sekä kerrytetyn osaamisen esilletuomiselle. Hakukirjeessä on hyvä myös taustoittaa omaa motivaatiota, tavoitteita ja odotuksia, sekä vastata tiettyihin kohdeyrityksen työpaikkailmoituksessa esittämiin kysymyksiin. Samalla pääset myös osoittamaan omaa kielitaitoasi ja kirjallista ilmaisua.
Juristiprofessio on tunnetusti hyvin asiakeskeinen, mikä on hyvä pitää mielessä hakukirjettä kirjoittaessa. Itsestään sekä omasta persoonasta kertominen kannattaa jättää hakuprosessin myöhempiin vaiheisiin. Ensimmäiseen haastatteluun päästään lähtökohtaisesti osaamisella sekä motivaatiolla ja odotuksilla, jotka kohtaavat kohdeyhtiön kanssa, ja valituksi tullaan persoonalla sekä kulttuurimatchilla. Hakukirjeessä kannattaakin keskittyä näistä nimenomaan ensimmäisiin – kirjallisten hakumateriaalien tehtävänä on saada sinut haastatteluun, jossa pääset sitten tuomaan itseäsi enemmän esille.
Hakukirjeellä ei ole varsinaista määrämuotoa, mutta sen tulisi olla tiivis sekä ytimekäs ja hyvää asiatekstiä. Pituuden osalta voidaan lähteä siitä, että kaiken tarvittavan tulisi mahtua yhteen sivuun. Ulkoasun suhteen kannattaa suhtautua kriittisesti kaikkeen ylimääräiseen väreillä ja fonteilla kikkailuun – asettelun tulee ensisijaisesti tukea sisältöä.
Hakukirje tulee mieltää osana hakumateriaalien kokonaisuutta. Kannattakin pohtia mitä muita hakumateriaaleja toimitat ja millainen hakemuskirje tukisi kaikista parhaiten kokonaisuutta. Hakukirjettä ja ansioluetteloa tulisi katsoa rinnakkain ja miettiä, miten ne täydentäisivät parhaalla mahdollisella tavalla toisiaan ilman, että samoja asioita toistetaan tarpeettomasti.
Toistamisen suhteen hakukirjeessä kannattaa välttää sitä, että referoisi omaa osaamista, tunnustuksia tai erityistä menestystä, mikäli nämä seikat on tuotu huolellisesti esille ansioluettelossa. Sama koskee yhteystietojen, iän, kotipaikan sekä muiden vastaavien toistamista – nämä tyypillisesti esitetään ansioluettelossa. Toistaminen voi kuitenkin olla perusteltua, mikäli koet tarpeelliseksi korostaa jotakin tiettyä seikkaa, mikä on mielestäsi erityisen relevantti kyseiselle työnantajalle. Kannattaa kuitenkin olla tarkkana ja valita toistettavat kohdat huolellisesti peilaten niitä haettavaan työtehtävään.
Nykyisin useat yritykset käyttävät rekrytoinneissa erilaisia hakujärjestelmiä, joissa hakija täyttää lomakkeen, minkä osaksi hakumateriaalit liitettään. Mikäli lomakkeessa on esitetty kysymyksiä, joihin vastataan suoraan lomakkeen kenttiin, ei näitä asioita ole yleensä myöskään tarpeen toistaa hakukirjeessä, eikä kohdeyhtiö tätä odotakaan.
Mikä on olennaista hakukirjeessä?
Oman uran ja osaamisen sitominen yhteen. Hakukirjeen voi aloittaa lyhyellä kuvauksella omasta urasta ja avainkompetensseista – tavoitteena on luoda nopea yleiskuva siitä, mistä sinussa on asiantuntijana kysymys. Tässä voi auttaa, kun pohtii sitä, kuka minä olen asiantuntijana tämän hakumateriaalin lähettämishetkellä. Yleiskuvan luominen ei välttämättä vaadi kuin muutaman lauseen – short and simple! Ansioluettelossa oman uran ja osaamisen yhteen sitominen voi olla myös Profiili-osiossa, jolloin kannattaa harkita, onko sitä tarpeen toistaa hakemuskirjeessä.
Motivaatio ja odotukset. Oman motivaation, tavoitteiden sekä odotuksien esilletuominen on tärkeää, sillä toimiva yhteistyö perustuu näiden kohtaamiseen puolin ja toisin. Työnantajat pyrkivät näin ollen valitsemaan henkilöitä joiden; (1) motivaatiota käsillä oleva tehtävä tukee, (2) tavoitteiden saavuttamista he voivat edistää sekä (3) odotuksiin työnantaja pystyy vastaamaan. Näihin kolmeen kohtaan kannattaakin ottaa kantaa hakukirjeessä.
Samassa on hyvä pysähtyä miettimään esimerkiksi sitä, mikä itseä motivoi työelämässä, minkälaisessa työyhteisössä viihtyy, minkälaisia arvoja sinulla on työelämälle ja vastaavasti mitä arvoja haluaisit, että kohdeyhtiöllä on. Omia odotuksia voi sen sijaan lähteä kartoittamaan esimerkiksi pohtimalla minkälaisia tavoitteita sinulla on työelämää kohtaan.
Itsereflektion jälkeen tulisi palata siihen, mitä kohdeyhtiössä on tarjolla sekä minkälainen tehtävä oli kyseessä ja verrata omia motivaatioita, odotuksia ja arvoja näitä vasten. Lopuksi kannattaa vielä pohtia minkälaiseen suuntaan kyseinen tehtävä veisi sinua omalla urallasi, ja onko kyseessä se suunta, minne haluaisit mennä.
Tämä on hyvä tapa myös pohtia ja tarkastaa, voisiko kyseinen paikka olla sinulle sopiva – työnantaja haluaa nähdä, että olet pohtinut näitä asioita ja tullut siihen tulokseen, että kyseinen tehtävä on kaikista näistä syistä sinulle se oikea. Motivaatiot ja odotukset voi tiivistää kysymykseen ”miksi olen toimittanut hakemukseni teille?” Edellä esitetyillä kysymyksen asetteluilla kannustan ottamaan tähän kysymykseen vain useampia näkökulmia.
Suorat ja epäsuorat kysymykset. Kohdeyhtiö voi hakukuulutuksessa nimenomaisesti esittää tiettyjä kysymyksiä tai pyytää ottamaan hakemuskirjeessä kantaa tiettyihin seikkoihin. Suoria kysymyksiä voivat olla esimerkiksi palkkatoive, toivottu aloitusajankohta tai jokin motivaatioon taikka osaamiseen liittyvä seikka. Nämä kysymykset kannattaa tunnistaa hakukuulutuksesta ensimmäisenä ja varmistua, että vastaa kaikkiin työnantajan esittämiin kysymyksiin hakumateriaaleissa.
Suorien kysymysten lisäksi työpaikkailmoituksessa on epäsuoria, tekstiin ”piilotettuja” kysymyksiä, jotka sen sijaan täytyy tunnistaa. Nämä kysymykset voivat ilmetä tekstistä esimerkiksi siten, että hakukuulutuksessa mainitaan etsittävän tiettyä osaamista. Tällöin kysymys muotoutuu sen ympärille, millaista osaamista sinulla on mainitusta aiheesta. Työpaikkailmoitusta onkin hyvä käydä tätä kautta läpi, ja löytää kaikki piilotetut kysymykset, joihin työnantaja etsii vastauksia hakumateriaaleista. Olennaista hakukirjeessä on ottaa kantaa näihin kysymyksiin ja kertoa, mitä lisäarvoa ansioluettelossasi esitetty osaamine tuo kohdeyhtiölle. On tärkeää huomata, että kyse ei ole siitä mitä kaikkea osaamista sinulla on – tällöin päädytään vain referoimaan CV:tä missä on jo esillä kaikki osaaminen. Hyvässä hakukirjeessä onnistutaan reflektoimaan ansioluettelossa esitettyä osaamista vasten kohdeyhtiön tehtävän vaatimuksia ja ehkä jopa laajemmin, vasten kohdeyhtiön koko toimintaa ja toimialaa.
Teksti- ja kielitaito. Juristeille kieli on yksi keskeisimmistä työkaluista, mikä tekee tekstitaidosta tärkeän työelämätaidon. Hakukirje onkin erinomainen paikka osoittaa hyvin hallittua tekstitaitoa, mikä näkyy perinteisen oikeinkirjoituksen lisäksi esimerkiksi tekstin jaottelussa sekä jäsentelyssä. Hallitsemalla toimialan ja praktiikan sanaston pystyt osoittamaan perehtyneisyyttä työnantajan toimialaan ja tehtäviin. Käytettävästä sanastosta ja kieliasusta voi saada vihjeitä itse työpaikkailmoituksesta mutta myös esimerkiksi työnantajan netti- ja urasivuilta. Omaa kieliasua kannattaakin mätsätä työnantajan kieliasuun sopivaksi. Liiallinen kikkailu kannattaa kuitenkin jättää pois ja pitää kokonaisuus helposti ymmärrettävänä sekä yksinkertaisena. Kielenhuoltoon kannattaa käyttää aikaa – valitsisitko sinä juristin, joka ei onnistu kirjoittamaan kielellisesti siistiä hakukirjettä, kirjoittamaan esimerkiksi vaativaa sopimusta?
Hakumateriaaleja saatetaan myös pyytää tietyllä kielellä, esimerkiksi englanniksi. Tällä tyypillisesti pyritään tarkastelemaan hakijan kielitaitoa jo haun alkuvaiheessa. Nyrkkisääntönä on se, että mikäli materiaalia ei erikseen pyydetä tietyllä kielellä, niin materiaalien tulisi olla samalla kielellä työpaikkailmoituksen kanssa. Sen sijaan, mikäli hakumateriaalit pyydetään tietyllä kielellä, tulisi kaikki hakuun liittyvät materiaalit lähettää kyseisellä kielellä.
Yhteenvetona top 5 vinkit onnistuneeseen hakukirjeeseen:
- Tunnista hakukirjeen rooli hakumateriaalien kokonaisuudessa.
- Aloita hakukirjelmä tiivistämällä itsesi asiantuntijana.
- Kerro, miten työtehtävä ja kohdeyhtiö vastaavat motivaatioosi, odotuksiisi ja tavoitteisiisi.
- Kerro osaamisesi tuomasta lisäarvosta vastaamalla työpaikkailmoituksen suoriin ja epäsuoriin kysymyksiin.
- Tarkista oikeinkirjoitus, asettelu ja kieliasu. Vältä hankalia lauserakenteita – yksinkertaisuus on kaunista.
Kaipaatko lisää vinkkejä työnhakuun?
Tuotamme jatkuvasti työnhakuun sekä työelämään liittyvää sisältöä opiskelijoiden ja työnhakijoiden tueksi. Nettisivuiltamme löydät lisää vinkkejä onnistuneeseen työnhakuun sekä erilaista työelämä aiheista sisältöä webinaarien, podcastin sekä artikkelien muodossa. Kannattaa kurkata myös avoimet juridiikan alan avoimet työpaikat Oikkari– ja Juristipörssistä.
Paragraaffi on vuonna 1982 perustettu, oikeuden ammattilaisiin erikoistunut työelämätalo ja päämääränämme on luoda merkityksellisiä työuria ja huipputiimejä juristiprofessiossa. Kauttamme työllistyy vuosittain satoja oikeuden ammattilaisia ja oikeustieteen opiskelijoita. Tarjoamme juristiprofession jäsenille kattavasti työelämään ja työnhakuun liittyviä palveluita sekä sisältöjä urakehityksen tueksi. Autamme sinua eteenpäin urallasi, olit sitten vasta opintojesi alkutaipaleelle tai jo pitkän työuran tehnyt huippuosaaja.
